Офисные шкафы можно легко отличить от всех других. Разница состоит не только в характерном внешнем виде, но и во внутреннем устройстве. Так, офисные шкафы часто имеют оригинальный цвет (серый, черный, белый и пр.) и обычно бывают изготовлены из древесных плит с высокопрочным покрытием. Высота полок в шкафах соответствует высоте папки-файла с листами А4.

Шкафы в офисах бывают полностью закрытыми с полками внутри; открытыми (типа стеллажей) и комбинированными, т.е. имеют и открытые, и закрытые полки. Чаще всего встречается смешанный тип шкафов, имеющий верхнюю открытую или застекленную часть, а нижнюю - закрытую с распашными или раздвижными дверцами. На открытых полках офисных шкафов обычно находятся те принадлежности, которые наиболее часто используются в работе: объемные папки-файлы, поддоны для документов и различные подставки. Здесь же располагаются предметы, служащие для украшения офиса: вазочки с цветами, фотографии, сувениры, фигурки и т.п.

За непрозрачными дверцами находятся предметы, которые должны храниться довольно долго и не быть видны: разного рода архивы, отчеты, доклады и другая документация.